あなたのフォルダは、わたしのフォルダ

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近年はDropboxなどのクラウドサービスを使って、フォルダやファイルを他者と共有する機会が増えました。それにつれて、整理されていないファイル群がドスンと送られてくるとか、ナゾな管理方法で運用されていたりして、実に悩ましいのであります。

なんらかのものづくりや創造性を発揮する場合、最初はゆるふわな感じで始まりつつも、制作が進むにつれてデータがそろい、ストラクチャーがしっかりして、どんどんプログラムチック(?)になっていきます。

こういった一連の流れを、僕は「最初は右脳、最後は左脳」みたいだなぁと思うことがあります。

このへん、企画やプロマネを経験しているひとはスンナリこなすのでしょうけど、右脳のまま走ってしまうといろいろと大変です。

指示例1

会社概要の写真を、この前撮ってもらった写真に変えてください。写真は昨日Dropboxに入れておきました。

この指示、本人ならわかるでしょうけど、ページをみたら「会社概要の写真」が複数あってどれを直せばよいのかわかりません。また「この前撮ってもらった写真」がどれだかわかりません。

また、写真を探そうにも「写真」と名の付くフォルダが4つあるとか、どれから探せばよいのかわかりません。違うフォルダに同じ写真が入っていたりとか、なんていったらいいんでしょうね、ドッペルゲンガーかと。

上記の指示はちょっと極端にせよ(指示自体がビミョーですが)、データ管理がカオスなフォルダから該当ファイルを見つけ出すには、なかなか骨が折れるわけです。

せめてこういう指示がほしい

上記の話の場合、カンプまで進んでいるとしたら、データ整理はもうちょっとカチッと決まっているころではないでしょうか。

たとえば、こういう指示だったらどうでしょう?

指示例2

「カンプ_20141023_r1.fw.png」の12ページの写真「会社概要_02」を、Dropboxの「A社Webサイト構築 > 写真素材 > 会社概要 > 会社概要_04.jpg」に変えてください。

これならそう簡単には間違いませんし、すぐに修正に着手することができます。

指示方法もポイントですが、ちゃんとデータが整理されていないと、こういう指示が出せないですよね。

こういったルールをデータ共有する際に決めておくとよいでしょう。

ただし、たとえば写真の選定でクライアントとやりとりする際、こちらでリネームするとどれがどれだかわからなくなることがあります。

こういうときはリネームしないで進めるか、いったんDropboxに入れてもらって、こちらでリネームしたものをマスターにして進めることも考えられます。

ポイントは「誰がいつ見てもわかる」か

Webサイトの制作に限らず、イベント運営でも映像制作でもそうでしょうが、最初は右脳チックにゆるふわに進んでいきますが、どこかのタイミングで左脳チックというかプログラムチックなものに変わります。

そのタイミングを感じたら、フォルダやファイルを要素別にまとめたり、ストラクチャー別にするとか、連番や接頭辞、接尾辞を付けるとか、きちんと整理したほうがよいでしょう。

作業指示も同じですね。ふわふわすぎると確認するのがおっくうになってしまい、着手を後回しにしがちです。

そのへん、運用ルールとして決まっていればそれに超したことはありません。ですが、クライアントや外注先の理解レベルによってはうまくいかないこともありますので、臨機応変に対応することも必要でしょう。

いずれにしても、整理・指示する際のポイントとしては「誰がいつ見てもわかる」ことが大事で、まずはファイルを整理して、わかるように指示しましょう、という話でした。

ファイル管理まとめ

  • 誰がいつ見てもわかる、類推できるフォルダ・ファイル名(数年後に自分が見てもわかる、思い出せる)
  • ハイフンやアンダースコアを使って区切ったり、連番、日付などをうまくファイル名に入れる
  • ただし、ファイルネームをいじらないほうがよい場合もある(こちらのファイルがマスターではない場合など)
  • 例えばカンプが何バージョンもある場合、最新ファイルだけルートに置いて、古いファイルは「古いカンプ」というフォルダに入れておくと、わかりやすいし見た目もスッキリします

あなたのフォルダは、わたしのフォルダ

フォルダやファイル管理は、そのひとの思考そのものかも知れません。クラウドの普及で、そういうことまで垣間見えてしまう時代になったようです。

※この記事はうちの社員用ですw